Optimierung von Prüfprozessen mit Q-Chess bei Behörden

Die Europäische Gemeinschaft hat sich gemäß Artikel 158 des Vertrages zur Gründung der Europäischen Gemeinschaft im Hinblick auf die Stärkung ihres wirtschaftlichen und sozialen Zusammenhaltes das Ziel gesetzt, die Unterschiede im Entwicklungsstand der verschiedenen Regionen und den Rückstand der am stärksten benachteiligten Gebiete zu verringern. Gemäß Artikel 159 wird diese Tätigkeit durch die beiden Strukturfonds Europäischer Sozialfond (ESF) und Europäischen Fond für regionale Entwicklung (EFRE) unterstützt. Die Gemeinsame Agrarpolitik gemäß Artikel 37 des Vertrages wird finanziert durch den Europäischen Ausrichtungs- und Garantiefond für die Landwirtschaft (EAGFL). Für die fischereibezogene Strukturpolitik gibt es das Finanzinstrument für die Ausrichtung der Fischerei (FIAF).

Deutschland bezieht Fördergelder aus allen genannten Fonds. Gemäß Artikel 274 EG-Vertrag trägt die Kommission die Verantwortung für die Ausführung des Haushaltsplanes, der die genannten Fonds beinhaltet. In Ausführung des Subsidiaritätsprinzips werden die Programme durch die Mitgliedstaaten dezentral umgesetzt. Durch diese Konstruktion ist die Kommission auf die qualitativ hochwertige Arbeit der Mitgliedstaaten angewiesen. Dies betrifft insbesondere auch die Finanzkontrolle, für die in erster Linie die Mitgliedstaaten gemäß Artikel 38 VO(EG) 1260/99 die Verantwortung übernehmen. Die Gesamtverantwortung bleibt jedoch bei der Kommission. Deshalb muss sie sicherstellen, dass in den Mitgliedstaaten Systeme bestehen, die die Recht- und Ordnungsmäßigkeit der dort getätigten und von der EU finanzierten oder kofinanzierten Ausgaben gewährleisten. Einschränkungen in der Zuverlässigkeitserklärung des Europäischen Rechnungshofes in den vergangenen Jahren zwingen die Kommission zu Anstrengungen, die sicherstellen, dass die Finanzkontrolle der Mitgliedstaaten zuverlässig funktioniert.

Deshalb wurden für die Förderperiode 2000-2006 Verfahren der Finanzkontrolle im wesentlichen in den VO(EG) 438/01 in Verbindung mit VO(EG) 1260/99  und VO(EG) 1663/95 in Verbindung mit VO(EG) 1258/99 festgeschrieben. Grundsystem für die Finanzkontrolle ist die Einrichtung der unabhängigen Stellen, die repräsentative Stichprobenprüfungen – meist mindestens 5% der Ausgaben -durchführen  und – je nach Fonds – jährlich oder zu Ende der Förderperiode in Vermerken bestätigen, dass die Recht- und Ordnungsmäßigkeit sowie die Richtigkeit des Zahlenwerkes gewährleistet sind. Sie haben dabei die international anerkannten Prüfungsstandards und spezielle EU-Vorgaben zu erfüllen. Das Verfahren ist in den Bundesländern unterschiedlich organisiert. Entweder werden Stichprobenprüfungen und Vermerk von unterschiedlichen Stellen erledigt oder es gibt unabhängige Stellen wie im Saarland, die sowohl Stichprobenprüfungen als auch die erforderlichen Tätigkeiten zur Fertigung des Vermerkes durchführen. Die Arbeit dieser Stellen wird sowohl von der Kommission selbst als auch vom Europäischen Rechnungshof geprüft. Kommt es zu Beanstandungen, kann dies zur Streichung von Fördergeldern führen.

Die Kontrollstelle EU-Fonds des Saarlandes (kurz KEUFS) hat für diese Prüfprozesse in 2004 die Qualitätsmanagement-Software Q-Chess (Quality-Checklist Support System) der Muth Partners GmbH aus Wiesbaden angeschafft und nutzt diese seitdem erfolgreich.

Q-Chess ist eine webbasierte Software-Lösung zur revisionssicheren Verwaltung von Checklisten und den damit durchgeführten Prüfungen. Neben der webbasierten Version kommt bei KEUFS die mobile Erweiterung von Q-Chess zum Einsatz. Diese erlaubt den Prüfern, vor Ort und unabhängig vom Netzwerk mit dem Notebook zu arbeiten und die Ergebnisse später mit der zentralen Datenbank zu synchronisieren.

Als unabhängige Prüfstelle hat die KEUFS unterschiedliche, den international anerkannten Prüfungsstandards und speziellen EU-Vorgaben genügende Fragenkataloge entwickelt. Diese werden in Form von Checklisten in Q-Chess eingegeben und gepflegt. Sie ergeben zusammen ein Baukastensystem von Checklisten, so dass Prüffälle mit mehreren, sinnvoll aufeinander abgestimmten Checklisten abgeprüft werden können. Ergänzende Dokumente wie zum Beispiel Gesetzestexte oder Prüfungshinweise können in den Prüffragen verlinkt werden, um später bei den Prüfungen als Nachschlagewerk zur Verfügung zu stehen.

Zur Bereitstellung der Arbeitsaufträge und -unterlagen werden die erfassten Checklisten den zu prüfenden Fördermaßnahmen und Objekten sowie den Prüfern zugeordnet. Der Prüfer lädt in der Zentrale die Aufträge auf sein Notebook und arbeitet sie am Ort des Förderobjektes ab. Auch hierbei können prüfungsrelevante Dokumente (Excel, Word, PDF) angelegt und mit den Prüfantworten verlinkt werden, so dass der gesamte Prüffall lückenlos im Netzwerk abgelegt werden und über Q-Chess auf alle Dateien zugegriffen werden kann.

Die Prüfberichte (Reviews) werden nach Rückkehr in die Behörde mit der Datenbank von Q-Chess synchronisiert, so dass alle Ergebnisse zentral und übersichtlich im Intranet vorliegen. Der Leiter der Kontrollstelle genehmigt die durchgeführten Prüfungen in Q-Chess. Jeder der Arbeitsschritte wird im System nachvollziehbar abgelegt und kann entsprechend kommentiert werden.

Auf Anforderung der KEUFS wurde die Q-Chess Standardfunktionalität von Muth Partners mit einem Auswertungsprogramm, der sogenannten Prüfmatrix, erweitert. Für die Kontrollstelle ist es wichtig, alle Prüffälle, die zu einem Förderprogramm gehören, in einer Gesamtschau darstellen, auswerten und zusammenfassen zu können. Mit speziellen Filter- und Auswahlmöglichkeiten werden Excel-Tabellen erzeugt, die bei Bedarf weiter bearbeitet werden.

Zum Beispiel können Berechnungen mit den in Q-Chess erfassten Förderbeträgen durchgeführt oder bei allen Prüffällen gleichartige Sachverhalte deutlich gemacht und so Fehlerschwerpunkte erkannt werden. Die über den Zeitraum einer Fördermaßnahme durchgeführten Prüfungen sind so auf einen Blick vergleichbar und nachvollziehbar. Für die Berichterstellung können Daten verdichtet oder Auszüge anfertigt werden. Auch für die Genehmigung mehrerer Reviews, die bei gleichartigen Fällen angefertigt wurden, bringt der Überblick in einer Matrix einen deutlichen Erkenntnisgewinn.

Die Daten in Q-Chess sind mehrfach geschützt. Die Q-Chess-Datenbank ist durch ein Passwort geschützt, so dass nur der Administrator direkten Zugang zu den Datenbank­inhalten hat. Die Benutzerverwaltung in Q-Chess verhindert den Zugriff Unbefugter auf die Anwendung sowohl auf dem Webserver als auch auf dem Notebook. Zusätzlich verschlüsselt die KEUFS ihre Notebooks komplett mit einer speziellen Sicherheits-Software, welche die Funktionalität von Q-Chess nicht beeinflusst.

Zum einen erfolgen die Prüfungen papierlos im Notebook. Das heißt, Ergebnisse werden nur einmal erfasst, es wird Zeit gespart und es können keine nachträglichen Übertragungsfehler mehr entstehen. Zum anderen ist die Aktualität und Vollständigkeit der Prüfunterlagen gewährleistet. Das ist aus Prozesssicht ein entscheidender Vorteil, denn während vor Ort mit Q-Chess geprüft wird, können in der Zentrale neue oder verbesserte Checklisten erfasst und aktuelle Dokumente bereitgestellt werden. So ist gewährleistet, dass aus einer zentralen Ablagestelle, der Q-Chess-Datenbank, alle Prüfer stets mit den aktuellsten Prüfunterlagen (Gesetze, VOs, Revisions­handbuch, ...) versorgt werden.

Des weiteren sind die Prüfergebnisse revisionssicher in Q-Chess abgelegt und mit Historie vollständig dokumentiert. Im Intranet ist, die entsprechende Berechtigung vorausgesetzt, der Fortschritt und der Arbeitsstand aller Förderprojekte einzusehen.

Zu guter letzt müssen Auswertungen nicht in mühevoller Kleinarbeit im Excel erstellt werden, sondern werden automatisch von Q-Chess beliebig oft bereitgestellt.

Mit Q-Chess hat die Kontrollstelle EU-Fonds des Saarlandes eine Software im Einsatz, die ihre Prüfprozesse vereinheitlicht, effizienter gestaltet, revisionssicher dokumentiert und neue, variable Auswertungen ermöglicht.

April 2005

Dr. Martin Klein ist Leiter der Kontrollstelle EU-Fonds Saarland,
Tel.: 0681/5016484, m.kleinThis is modern spam protection@lff.saarland.de

Klaus Franz ist Leiter des Bereiches Qualitäts-/Projektmanagement bei der Muth Partners GmbH in Wiesbaden,
Tel.: 06122 5981-0, klaus.franzThis is modern spam protection@muthpartners.de , www.q-chess.de